Focus Desk – program helpdesk w chmurze

Obsługa klienta nie jest łatwym zadaniem, szczególnie gdy mamy kontakt z klientem jedynie telefoniczny. Na szczęście, na rynku są oprogramowania, które znacznie ułatwiają pracę. Jednym z nich jest program helpdesk od Focus Telecom – https://focustelecom.pl/system-helpdesk/. Przeczytaj nasz tekst i sprawdź, dlaczego warto wybrać te rozwiązanie.

Dział obsługi klienta

Nic tak nie wpływa na renomę firmy jak jej dział obsługi klienta. Można wręcz wysunąć tezę, że nawet najbardziej niezawodny produkt perfekcyjnej jakości przegra pod względem budowania dobrej opinii z pracownikiem działu obsługi, który okaże się bardzo kompetentny, a przy tym sympatyczny i sprawiający wrażenie zaangażowanego w rozwiązanie trapiącego klienta problemu.

Może być też niestety tak, że ów doskonały produkt wyda się znacząco bardziej nieperfekcyjny, gdy klient spojrzy na niego po rozmowie z pracownikiem, który okaże się rozdrażniony, znużony i ewidentnie niezainteresowany problemem. Niekoniecznie można jednak od razu zacząć ciskać gromy na takiego pracownika. Obsługa klienta to trudne, często bardzo niewdzięczne zajęcie, wymagające anielskiej wręcz cierpliwości i poświęcenia ogromnych nakładów siły. Dlatego warto byłoby spojrzeć na całą sytuację z jego perspektywy i sprawdzić, czy nie ma przypadkiem na rynku dostępnych kilku opcji, które znacząco usprawnią i zautomatyzują jego trudną pracę, pozwalając mu w pełni skupić się wyłącznie na kontakcie z klientem, uciążliwe formalności zostawiając komu innemu.

Jak można usprawnić pracę działu obsługi klienta?

Najbardziej adekwatny w uczynieniu pracy pracownika działu obsługi klienta nieco łatwiejszą okaże się z całą pewnością program helpdesk typu Focus Desk. Na czym polega jego specyfika i jak szeroki jest wachlarz jego możliwości? Z całą pewnością nie da się odpowiedzieć na to pytanie jedynym krótkim zdaniem, bo program helpdesk to niezwykle użyteczne narzędzie obejmujące wiele różnorakich sfer, którego celem jest zwiększenie efektywności pracownika poprzez zautomatyzowanie kilku uciążliwych, wykonywanych przez niego czynności. Przyjrzyjmy się kilku przykładom.

Umożliwia on na przykład kolejkowanie zgłoszeń, by nie pogrzebać pracownika w całym zatrzęsieniu rozgniewanych klientów, co umożliwi mu zachowanie zimnej krwi i profesjonalny kontakt z klientem niezależnie od tego, ile osób czeka w kolejce. Program będzie też na bieżąco rejestrował każde połączenie w ramach zgłoszenia do działu obsługi klienta, co poskutkuje pewnością w zakresie dostarczania każdemu klientowi profesjonalnej pomocy, z całą pewnością trudniej będzie omyłkowo kogoś pominąć lub o nim zapomnieć.

Program helpdesk umożliwia także bardzo kompleksowe zarządzanie otrzymanymi zgłoszeniami – pracownik może je dowolnie edytować, dodawać, usuwać i łączyć, ma wgląd w dane takie jak konkretna data i godzina otrzymania zgłoszenia, może także dodawać swoje indywidualne notatki do konkretnego zgłoszenia, których klient nie zobaczy, a znacząco ułatwią mu rozwiązywanie problemu osoby potrzebującej. Jest także bardzo sensowna opcja ustalenia szablonu odpowiedzi i spersonalizowania jej tylko w tych najbardziej niezbędnych aspektach, by klient nie poczuł się lekceważony gotową, sztuczną odpowiedzią. Pozwoli to znacznie zaoszczędzić czas i poświęcić go osobom, które potrzebują pomocy znacznie bardziej indywidualnej.

Program znacząco ułatwia także działanie w zespole – prosty dostęp do podglądu zgłoszeń pozwala pracownikom na dobieranie takich, które najbardziej im pasują, ewentualnie przełożony całego zespołu jest w stanie podejrzeć takie dane jak na przykład średni czas, który pracownik poświęca klientowi. To tylko kilka z całej masy użytecznych funkcji, którymi są obdarzone programy tego typu. Z całą pewnością warto jest się nimi zainteresować, ponieważ profesjonalna, dobra i bardzo szybka obsługa klienta jest ważnym elementem każdej firmy i warto dbać o jej rozwój i dobre warunki pracy.